Сегодня на любом предприятии, в организации приходится иметь дело с возрастающими объемами информации из самых разнообразных источников - это электронная почта, факсимильные сообщения, печатные и электронные документы и др. Официальная информация передается между сотрудниками в виде документов: служебных и пояснительных записок, приказов, заявлений, договоров, контрактов, разнообразных форм эскизных и технических проектов и др. Часто тот или иной документ является результатом коллективного труда сотрудников — одни готовят документ, другие проверяют, исправляют, контролируют, согласовывают, утверждают, отправляют документ в вышестоящие и внешние организации или в архив. Такое движение документов называется документооборотом.